本文重點
- 為特定用途另外建立日曆（例如「家庭行程」），比分享整個個人日曆更安全。
- 依「最小需要」原則給權限，只需要看的人不要給編輯權。
- 在日曆設定中設定預設提醒，之後新增的活動都會自動套用。
家裡誰要接小孩、這週誰值班、朋友聚會約在哪天，這些事情靠口頭或聊天群組記錄，很容易漏掉。Google 日曆可以建立一個大家共用的行事曆，每個人都能看到最新行程，還能設定提醒自動通知。以下說明最常用的共用與提醒功能。
方法一：建立一個專用的共用日曆
與其把自己的個人日曆整個分享出去，更建議為特定用途另外建立一個日曆，例如「家庭行程」或「門市排班」。
- 在電腦上開啟 Google 日曆，左側「其他日曆」旁點選「＋」，選擇「建立新日曆」。
- 輸入名稱與說明後建立。
- 在左側找到這個日曆，點選旁邊的選項，進入「設定和共用」。
- 在「與特定使用者或群組共用」中新增成員的 Email，並設定權限。
這樣做的好處是：你的私人行程不會被看到，共用日曆也可以隨時單獨停用或刪除。
權限的差別
| 權限 | 可以做什麼 | 適合對象 |
|---|---|---|
| 只能查看空閒/忙碌狀態 | 只看到某時段「忙碌」，看不到內容 | 同事、需要約時間的對象 |
| 查看所有活動詳細資料 | 看得到行程標題、地點、說明 | 想了解行程但不需要修改的人 |
| 變更活動 | 可以新增、修改、刪除行程 | 家人、共同管理排班的人 |
| 變更及管理共用設定 | 還能再分享給其他人、修改權限 | 共同管理者 |
建議依照「最小需要」原則給權限，只需要看的人就不要給編輯權。
方法二：邀請別人參加單一活動
如果只是某一次聚會或會議，不需要共用整個日曆。建立活動時在「新增邀請對象」輸入對方的 Email，對方會收到邀請，可以回覆是否參加，活動也會出現在他自己的日曆上。
提醒設定
為單一活動設定提醒
建立或編輯活動時，找到通知設定，可以選擇在活動前 10 分鐘、1 小時、1 天等時間提醒，也可以新增多個提醒。例如重要的看診，可以設定前一天與前一小時各提醒一次。
設定預設提醒
在該日曆的「設定和共用」中，可以設定「活動通知」的預設值，之後在這個日曆新增的活動都會自動套用，不用每次手動設定。
全天活動的提醒
生日、繳費日這類全天活動，可以另外設定提醒時間，例如「前一天晚上 9 點」，比活動當天早上才提醒更實用。
讓共用日曆更好用的小技巧
- 用顏色區分：每個日曆或成員設定不同顏色，一眼就能看出是誰的行程。
- 重複活動：每週固定的課程或值班，設定「重複」即可，不用一筆筆輸入。
- 地點欄位填完整地址：手機上可以直接點開地圖導航。
- 手機也要開啟通知權限：若提醒沒有跳出，檢查手機是否允許 Google 日曆傳送通知。
隱私提醒
日曆設定中有「公開發布」的選項，開啟後任何知道連結的人都能看到內容。除非你真的要公開行程，例如社團活動表，否則請保持關閉。家庭日曆中若有住址、小孩學校等資訊，更要注意分享對象。
小結
為特定用途建立專用日曆、依需要給予適當權限、再搭配預設提醒，就能讓家人與團隊的行程井然有序。花幾分鐘設定一次，之後大家都能少掉很多「你怎麼沒說」的溝通成本。
參考資料